Fra omkostning til konkurrencefordel

UDFORDRINGEN

Hertels Boresko stod med en hjemmeside, der i praksis fungerede som et administrativt værktøj frem for en salgskanal. Den var dyr i drift, tung at arbejde i og skabte ikke den værdi, virksomheden havde brug for. Samtidig var der begrænset sammenhæng mellem systemerne, hvilket gjorde det svært at arbejde effektivt med både produkter, kunder og ordrer.

En af de største udfordringer var håndteringen af varedata. Som medlem af en indkøbsforening modtog Hertels dagligt store mængder varestamdata med op mod 25.000 varer. Uden en struktureret tilgang ville det kræve omfattende manuelt arbejde at oprette og vedligeholde produkterne – ofte uden garanti for, at varerne overhovedet blev solgt.

Derudover manglede virksomheden et systematisk overblik over kunder og salgsaktiviteter. Viden om kundebesøg, historik og potentiale var ikke samlet ét sted, hvilket gjorde det svært at arbejde struktureret med salg og opfølgning.

PROCESSEN

Samarbejdet tog udgangspunkt i at få gjort webshoppen til en aktiv del af forretningen i stedet for en passiv platform. Først blev fundamentet lagt med en ny løsning, hvor webshop, produktdata og økonomisystem kunne arbejde sammen.

Herefter blev arbejdsgangene omkring varedata analyseret. Fokus var at reducere manuelt arbejde og undgå at oprette produkter unødigt. I stedet blev der arbejdet med en model, hvor data kunne håndteres centralt og først aktiveres i de systemer, hvor det gav værdi.

Samtidig blev integrationen til økonomisystemet prioriteret højt. Da Hertels senere skiftede til Uniconta, blev samspillet mellem systemerne tænkt ind fra starten for at undgå de klassiske integrationsproblemer.

Parallelt blev behovet for bedre kundehåndtering adresseret ved at udvikle en løsning, der kunne samle salgsarbejdet og skabe overblik i hverdagen.

LØSNINGEN

Hertels Boresko fik etableret en samlet løsning baseret på Umbraco CMS og Chainbox, hvor webshop, PIM og integration til Uniconta arbejder tæt sammen.

Produktdata håndteres i dag gennem PIM, hvor store mængder varestamdata importeres automatisk. Varer kan præsenteres på webshoppen uden først at blive oprettet i økonomisystemet, og først når der sker et salg, oprettes de i Uniconta. Det reducerer både datamængden og det manuelle arbejde betydeligt.

Samtidig opdateres indkøbspriser automatisk på baggrund af de daglige datafiler, så priserne i økonomisystemet altid følger de aktuelle leverandøroplysninger.

På kundesiden anvender Hertels en kunderapport-applikation som deres centrale CRM. Her registreres kundebesøg, historik og salgsaktiviteter, hvilket gør det muligt at arbejde mere struktureret med opfølgning og planlægning.

Webshoppen er samtidig blevet et aktivt salgsværktøj, hvor virksomheden selv styrer indhold og opbygning uden at være afhængig af eksterne leverandører.

RESULTATET

Hertels Boresko har i dag en løsning, der understøtter både drift og salg i hverdagen. Webshoppen er gået fra at være en omkostning til at være et reelt forretningsværktøj.

Håndteringen af varedata er blevet markant mere effektiv. Store datamængder kan behandles hurtigt og uden unødigt manuelt arbejde, hvilket sparer tid og reducerer fejl. Samtidig undgår virksomheden at oprette tusindvis af varer, som aldrig bliver solgt.

Integrationerne mellem webshop, PIM og økonomisystem betyder, at data hænger sammen, og at medarbejderne kan arbejde med færre systemskift og mindre dobbeltarbejde.

På salgssiden har virksomheden fået bedre overblik over kunder og aktiviteter, hvilket gør det lettere at følge op og arbejde målrettet med relationer og potentiale.

Resultatet er en mere effektiv hverdag, bedre kontrol over data og en platform, der kan udvikle sig i takt med virksomheden.