NÅR KOMPLEKSITET BLIVER TIL OVERBLIK

UDFORDRINGEN

Grøn Fokus håndterer et stort og komplekst sortiment af fødevarer, hvor både produktdata, kundeaftaler og bestillingsflow stiller høje krav til systemerne. Den eksisterende løsning gjorde det vanskeligt at arbejde effektivt med produktdata og samtidig levere en god kundeoplevelse i webshoppen.

For medarbejderne var det tidskrævende at oprette og vedligeholde varer, især fordi data kom fra flere kilder og skulle struktureres korrekt i forhold til blandt andet allergener, ingredienser og dokumentation. Samtidig var der behov for at håndtere kundespecifikke sortimenter, hvor ikke alle produkter skulle være synlige for alle kunder.

På kundesiden var der et klart behov for at gøre bestilling enklere. Kunderne skulle hurtigt kunne genbestille tidligere ordrer, arbejde med favoritlister og dele disse på tværs af organisationer. Uden det blev bestillingsprocessen unødigt tung og tidskrævende.

PROCESSEN

Arbejdet tog udgangspunkt i Grøn Fokus’ eksisterende setup med Microsoft Dynamics C5 som datakilde for kunder, priser og produkter. I stedet for at ændre fundamentet blev der bygget en løsning ovenpå, som kunne udnytte de eksisterende data bedre.

Integrationerne blev etableret i tæt samarbejde med den interne IT-afdeling, så både kunde- og produktdata kunne flyde direkte ind i webshoppen. Samtidig blev adgangen til GS1 fødevaredatabasen integreret, så store dele af produktinformationen kunne hentes automatisk.

Herefter blev arbejdsgangene omkring produktdata gennemgået og struktureret i PIM-systemet. Fokus var at skabe et klart flow for håndtering af nye produkter, så opgaverne blev fordelt og synlige for de relevante medarbejdere.

Parallelt blev webshoppen testet løbende sammen med salgsteamet og udvalgte kunder, så funktionerne blev tilpasset den måde, systemet faktisk blev brugt på i hverdagen.

LØSNINGEN

Grøn Fokus arbejder i dag med en samlet B2B-webshop baseret på Umbraco CMS og Chainbox PIM, tæt integreret med Microsoft Dynamics C5 og GS1 databasen.

Produktdata hentes automatisk fra GS1, herunder ingredienser, næringsindhold, allergener og billeder. Det reducerer behovet for manuel indtastning og sikrer et ensartet datagrundlag. I PIM-systemet håndteres et struktureret produktflow, hvor medarbejdere kan berige, kategorisere og godkende produkter i klare trin.

Webshoppen er bygget til at håndtere komplekse kundescenarier. Sortiment kan afgrænses pr. kunde eller kæde, så den enkelte kunde kun ser relevante varer. Samtidig kan kunder arbejde med favoritlister, som kan deles og vedligeholdes på tværs af organisationer.

Bestillingsflowet er gjort fleksibelt med mulighed for genbestilling, klare skæringstidspunkter for levering og adgang til dokumentation for sporbarhed direkte fra kundeområdet. Det sikrer, at kunderne kan håndtere deres indkøb hurtigt og korrekt.

RESULTATET

Grøn Fokus har fået en løsning, der håndterer både kompleks produktdata og krævende kundebehov uden at øge den interne arbejdsbyrde.

Arbejdet med produktdata er blevet mere struktureret og mindre tidskrævende, fordi store dele af informationen hentes automatisk, og resten håndteres i et klart flow. Det giver bedre kvalitet i data og færre fejl.

Kunderne oplever en enklere og hurtigere bestillingsproces, hvor de kan genbruge tidligere ordrer, arbejde med fælles favoritlister og få adgang til nødvendig dokumentation uden at skulle kontakte support.

Samtidig har Grøn Fokus fået en løsning, der kan håndtere kundespecifikke krav og komplekse sortimenter uden specialløsninger hver gang. Det gør det lettere at skalere forretningen og håndtere nye kunder og behov.

Resultatet er en webshop, der både effektiviserer interne processer og gør det lettere for kunderne at handle – uden at gå på kompromis med kravene til data og dokumentation.