Fra datakaos til data klarhed

UDFORDRINGEN

Alulock ApS arbejdede med en løsning, hvor store mængder produktdata i høj grad var bundet op på økonomisystemet C5. Det betød, at datahåndtering blev tung, og at systemet indeholdt information, som reelt ikke hørte hjemme der. Resultatet var unødvendig kompleksitet og en arbejdsgang, der var både tidskrævende og sårbar over for fejl.

Særligt ved opdatering af produktdata var processen ineffektiv. Uploads kunne tage flere dage, og risikoen for fejl var høj, fordi data skulle håndteres flere steder og i forskellige formater. Samtidig stod virksomheden over for et skift til Uniconta, hvilket gjorde det tydeligt, at den eksisterende struktur ville være dyr og besværlig at videreføre. 

Derudover arbejdede Alulock med tekniske produkter, som kræver omfattende dokumentation i form af certificeringer, vejledninger og produktinformation. Det stillede store krav til både struktur og tilgængelighed af data – både internt og for kunderne.

PROCESSEN

Arbejdet tog udgangspunkt i at skille produktdata fra økonomisystemet og placere det der, hvor det gav mest mening. Før selve systemskiftet blev ikke-økonomisk produktdata derfor flyttet over i Chainbox PIM, så økonomisystemet kunne fokusere på det, det er bedst til. 

Samtidig blev e-handelsløsningen videreudviklet på baggrund af den eksisterende platform med Umbraco og Chainbox, så både B2B- og B2C-behovet blev understøttet. Undervejs blev arbejdsgange gennemgået med fokus på at reducere manuelle processer og fjerne unødvendige tilpasninger. 

Overgangen til Uniconta blev herefter gennemført med et lang mere enkelt udgangspunkt, fordi en stor del af kompleksiteten allerede var håndteret i PIM. Det betød, at virksomheden kunne undgå at videreføre tidligere specialtilpasninger og i stedet arbejde mere standardiseret. 

LØSNINGEN

Løsningen i dag består af en samlet e-handelsplatform baseret på Umbraco CMS og Chainbox, hvor Chainbox PIM håndterer al produktdata, mens Uniconta håndterer de økonomiske processer. 

Det betyder, at Alulock nu kan arbejde struktureret med deres produktdata ét sted, hvor alt fra tekniske specifikationer til dokumentation og medier håndteres samlet. Webshoppen trækker direkte på disse data, så information altid er opdateres og ensartet på tværs af kanaler. 

Der er samtidig implementeret funktioner, der understøtter forretningen konkret. Sælgere kan eksempelvis sammensætte produkter og generere tilbud direkte fra indkøbskurven, hvilket reducerer tiden fra behov til tilbud. Ved sammensatte produkter vises de enkelte komponenter automatisk, så kunden får fuld indsigt i løsningen. 

Content-delen spiller også en central rolle, hvor projekter og løsninger kobles sammen med de anvendte produkter. Det gør det muligt at dokumentere tidligere leverancer og samtidig gøre det lettere for nye kunder at finde relevante løsninger. 

RESULTATET

Alulock har opnået en markant mere effektiv håndtering af produktdata og en langt enklere systemarkitektur. Opgaver, der tidligere tog flere dage, kan i dag løses på få timer, og risikoen for fejl er reduceret væsentligt.

Samtidig blev overgangen til Uniconta gennemført uden at trække gammel kompleksitet med videre, hvilket har givet en mere driftssikker og overskuelig platform.

I praksis betyder det, at medarbejderne arbejder hurtigere og med bedre overblik, mens kunderne får adgang til mere præcis og brugbar information. Webshoppen fungerer ikke kun som salgskanal, men også som et værktøj til rådgivning og dokumentation.